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Bilans chapitre 31.03 et chapitre 31.06

La Circolare Ministeriale n. 4 del 6 dicembre 2007 ha aggiornato le modalità di erogazione dei contributi ai Com.It.Es al fine di semplificare e razionalizzare le procedure.

Oggetto : Erogazioni di finanziamenti in denaro ai COMITES per le spese relative al loro funzionamento Capitoli 3103 e 3106.

 A) BILANCIO DEL COMITATO

Al fine di semplificare le complesse procedure di redazione e presentazione dei bilanci dei Comitati, spesso causa di ritardi nell’erogazione dei finanziamenti, a partire dal rendiconto consuntivo relativo all’anno 2008, i COMITES dovranno presentare bilanci di cassa invece che di competenza. Il testo dell’art. 3 della Legge 286/2003 inserisce i finanziamenti statali in un più ampio novero di entrate per il funzionamento dei COMITES.

Oltre ai finanziamenti annuali disposti dal MAE, infatti, le voci previste sono:

  1. rendite dell’eventuale patrimonio;
  2. eventuali finanziamenti disposti da altre amministrazioni italiane;
  3. eventuali contributi disposti dai Paesi ove hanno sede i Comitati o dai privati;
  4. ricavato di attività e manifestazioni varie.

[…]

 

B) RICHIESTA DI FINANZIAMENTO

Entro il 30 settembre di ogni anno i COMITES devono presentare all’Ufficio consolare competente:

  1. formale richiesta di finanziamento per l’anno successivo (una relativa alle spese di funzionamento, Cap. 3103, e l’altra relativa alle spese di viaggio per le riunioni Cap. 3106;
  2. bilanci preventivi (sia per il Cap. 3103, spese di funzionamento –che per il Cap. 3106, spese di viaggio per il Comitato dei Presidenti);
  3. relazione analitica e documentata delle spese previste (contratto d’affitto, polizze assicurative, contratto dell’elemento di segreteria, dichiarazione di un’agenzia di viaggi sul costo del mezzo di trasporto più economico per il rimborso delle spese di viaggio ed ogni altra documentazione attaa comprovare le spese).
  4. verbale della riunione in cui sono stati approvati i bilanci preventivi.

Entro e non oltre il 31 ottobre l’Ufficio consolare, esaminate le richieste e verificata la correttezza dei documenti trasmessi dal COMITES, fa pervenire al competente Ufficio I della DGIEPM la documentazione di cui sopra munita del proprio visto di regolarità e corredata da una dettagliata relazione sull’attività del COMITES e sulla congruità delle richieste di finanziamento, anche alla luce delle particolari condizioni socio economiche del Paese dove ha sede il Comitato.

Sulle richieste di finanziamento il MAE decide entro 45 giorni dall’entrata in vigore della Legge di approvazione del bilancio dello Stato, con decreto che viene portato a conoscenza del Comitato, per il tramite dell’autorità consolare competente. 

[…]

 

C) RENDICONTO CONSUNTIVO

I COMITES entro 45 giorni dalla fine della gestione annuale devono presentare all’Ufficio consolare i rendiconti consuntivi relativi ai finanziamenti sul Cap. 3103 e sul Cap. 3106 certificati da tre revisori dei conti, due dei quali designati dal Comitato ed uno dal Capo dell’Ufficio Consolare, scelti al di fuori del Comitato stesso. Si rammenta che non è possibile designare a tale scopo il Cancelliere Contabile o il Funzionario Delegato della Sede competente.

I rendiconti devono essere corredati da un estratto del verbale della riunione del Comitato nel corso della quale sono stati approvati e da una sintetica relazione sulle spese effettuate. 

[…]

 

ENTRATE :

  1. eventuali saldi attivi dell’esercizio precedente;
  2. il finanziamento ministeriale per l’esercizio ;
  3. le entrate dai proventi locali.

Tra le USCITE :

  1. eventuali saldi passivi.;
  2. le spese effettivamente sostenute durante l’anno di competenza.. […]

 

D) SPESE AMMESSE A FINANZIAMENTO

Sono ammesse a finanziamento sul Cap. 3103 solo ed esclusivamente le seguenti spese:

  • affitto locali e spese condominiali;
  • manutenzione sede e traslochi;
  • illuminazione, regolazione termica e pulizia locali;
  • arredamento, macchine d’ufficio e relativa manutenzione;
  • cancelleria e spese minute d’ufficio. […]
  • spese intese a promuovere eventuali iniziative finalizzate all’integrazione nella società locale dei cittadini italiani residenti nella circoscrizione consolare;
  • spese postali e telefoniche […]
  • spese per attività informative;
  • spese legali per iniziativa di tutela collettiva dei cittadini italiani all’estero;
  • spese di viaggio per la partecipazione alle riunioni dei COMITES dei membri non residenti nel capoluogo della circoscrizione, per eventuali spostamenti all’interno della circoscrizione per contatti con la collettività e le associazioni italiane
  • spese per il personale di segreteria;
  • assicurazione sede;
  • assicurazione responsabilità civile dei membri del Comitato;
  • spese di tenuta conto corrente bancario;
  • spese obbligatorie ai sensi della normativa locale;
  • spese di viaggio, vitto e alloggio per la partecipazione di esperti o consulenti alle riunioni del COMITES per la trattazione di questioni specifiche […].

Sono ammesse a finanziamento sul Cap. 3106 le spese di viaggio e le eventuali diarie necessarie per la partecipazione dei rappresentanti dei COMITES alle riunioni dei Comitati dei Presidenti, ove istituiti, ed alla riunione annuale indetta e presieduta dall'Ambasciatore.

[…]

 

E) IL COMITATO DEI PRESIDENTI

Con l’art. 6 della Legge 286/2003 viene is tituito, in ogni Paese in cui esiste più di un COMITES, il Comitato dei Presidenti , di cui fa parte il presidente di ciascun COMITES, ovvero un suo rappresentante, scelto tra i membri del Comitato stesso. Il Comitato dei Presidenti si riunisce almeno una volta l’anno.

La Legge prevede, inoltre, che almeno una volta all’anno in ogni Paese sia tenuta una riunione indetta e presieduta dall’Ambasciatore, a cui partecipano anche i Presidenti dei COMITES (art. 6, comma 2).

Le spese di viaggio per la partecipazione dei membri dei COMITES alle riunioni di cui sopra sono a carico dei bilanci dei singoli COMITES a cui ciascun membro appartiene (art. 6, comma 3).

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